Bedeutet höhere Produktivität automatisch auch mehr Anstrengung? Keinesfalls, glaubt man den folgenden drei Methoden. Sie sollen dabei helfen, die eigenen Arbeitsabläufe smarter zu gestalten. Wir haben sie genauer unter die Lupe genommen.
Bei der ABC-Methode teilt man die anstehenden Aufgaben in drei verschiedene Kategorien ein, und zwar nach Wichtigkeit und Dringlichkeit:
A bedeutet „dringend und wichtig“: A-Aufgaben sind somit die wichtigsten Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Sie sollten mit oberster Priorität behandelt werden. Sie nehmen vermutlich auch die meiste Zeit in Anspruch, deswegen sollten nur ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag erledigt werden.
B bedeutet „wichtig, aber nicht dringend“: Bei B-Aufgaben gilt es zu überprüfen, ob sie noch am selben Tag abgearbeitet werden sollen oder im Lauf der kommenden Tage. Wenn man sich einen Tages- oder Wochenplan zurechtlegt, fällt diese Einteilung leichter. Darüber hinaus lohnt es sich zu überlegen, wer im Team diese Aufgabe am besten und produktivsten erledigen kann.
C bedeutet „dringend, aber nicht wichtig“: Die C-Aufgaben haben somit unterste Priorität. Sie nehmen aber oft viel Zeit in Anspruch. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Mails oder Papierkram.
Oft zeigt sich in der Anwendung der ABC-Methode, dass die meiste Zeit des Tages für C-Aufgaben verwendet wird und A-Aufgaben trotz ihrer Priorität meist untergehen. Um nicht in diese Falle zu tappen, lohnt es sich, für jede Aufgabe eine spezielle Bearbeitungszeit festzulegen und nicht den ganzen Tag zu verplanen, um Platz für Pufferzeiten zu haben.
Wer kennt es nicht: Prokrastination , also das bewusste Aufschieben von wichtigen Tätigkeiten? Dem Italiener Francesco Cirillo ging es während seines Studiums nicht anders. Deswegen fasste er einen Entschluss: Er möchte 25 Minuten konzentriert arbeiten und danach eine kurze Pause machen, bevor er zu der nächsten Aufgabe kommt. Die Zeit stoppte er dabei mit einem Küchenwecker in Tomatenform. So entstand die Pomodoro-Technik. Pomodoro bedeutet nämlich auf Italienisch „Tomate“.
Das Prinzip könnte nicht simpler sein: Konzentrierte Arbeitsphasen wechseln sich ab mit regelmäßigen kurzen oder längeren Pausen. Diese Technik soll eine erhöhte Produktivität ermöglichen und das Trödeln bei der Arbeit vermeiden. Man widmet sich nämlich nur einer Aufgabe nach der anderen, quasi das Gegenteil des heutzutage viel propagierten Multitaskings.
Ein Pomodoro-Zyklus kann zum Beispiel so aussehen:
Getting Things Done – kurz: GTD-Methode – ist eine Selbstmanagement- und Produktivitätssteigerungsmethode des US-Amerikaners David Allen. Dabei werden sämtliche Aufgaben des Berufs- und Privatlebens in Aufgabenlisten erfasst. So soll einerseits vermieden werden, dass anstehende Aufgaben ständig im Kopf kreisen, und andererseits, dass Aufgaben immer auf den letzten Drücker erledigt werden. Und natürlich hilft die Methode dabei, sich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren.
Die GTD-Methode beinhaltet fünf Schritte:
Sammeln: Alle anstehenden Termine und Aufgaben werden gesammelt – sei es handschriftlich, im E-Mail-Postfach oder in Programmen wie OneNote.
Verarbeiten: Nun sichtet und verarbeitet man die Aufgaben und stellt sich folgende Fragen: Um was für eine Aufgabe handelt es sich? Kann ich aktuell etwas unternehmen? Was ist der nächste Schritt?
Organisieren: Alle Eintragungen, die eine Handlung erfordern, werden geordnet und auf Listen gesetzt. Termine werden in den Kalender eingetragen. Jede Aufgabe, die mehrere Schritte umfasst, ist ein eigenes Projekt.
Durchsehen: Das alleinige Organisieren steigert noch nicht die Produktivität. Dazu ist es wichtig, die Listen auch regelmäßig zu sichten, damit das System aktuell bleibt. Deshalb sollte mehrmals täglich der Terminkalender durchgesehen werden und mindestens einmal täglich die Aufgabenliste geprüft werden. Einmal pro Woche wird dann noch ein Wochenrückblick durchgeführt.
Erledigen: Um zu entscheiden, was tatsächlich wann erledigt werden soll, gibt es in der GTD-Methode vier Kriterien: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität.
Die GTD-Methode erscheint auf den ersten Blick komplex, aber sie bietet auch viele Vorteile: Zuverlässigkeit, umfassende Organisation, klare Strukturen und trotzdem eigene Freiheiten.
Also: Schluss mit der Prokrastination und her mit einem stressfreien und produktiven Arbeitsalltag!_
Der Pomodoro-Zyklus:
Pomodoro 1
Fünf Minuten Pause
Pomodoro 2
Fünf Minuten Pause
Pomodoro 3
Fünf Minuten Pause
Pomodoro 4
30 Minuten Pause
Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden also 2:25 Stunden gebraucht.
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